{"id":3447,"date":"2012-03-10T10:26:36","date_gmt":"2012-03-10T09:26:36","guid":{"rendered":"http:\/\/revistaconsell.com\/?p=3447"},"modified":"2020-06-09T10:26:59","modified_gmt":"2020-06-09T09:26:59","slug":"obligacion-de-custodia-y-conservacion-de-documentos-del-administrador-de-fincas-en-los-arts-553-17-y-553-28-2-de-la-ley-5-2006","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/revistaconsell.com\/es\/obligacion-de-custodia-y-conservacion-de-documentos-del-administrador-de-fincas-en-los-arts-553-17-y-553-28-2-de-la-ley-5-2006\/","title":{"rendered":"Obligaci\u00f3n de custodia y conservaci\u00f3n de documentos del administrador de fincas en los arts. 553.17 y 553.28.2 de la Ley 5\/2006"},"content":{"rendered":"\n\n\n\t
\n\n\t\t<\/i><\/span> PDF<\/a>\n\n\t<\/div>\n\n\n\n\n\n\n

La obligaci\u00f3n de custodia y conservaci\u00f3n de documentos que tiene el administrador de fincas es inherente a las propias consecuencias del contrato de arrendamiento de servicios que siempre se recomienda que exista entre la comunidad de propietarios y el administrador de fincas. No obstante, aunque no se haya firmado este, lo cierto es que, al ser designado en la junta, esto ya implica la aceptaci\u00f3n por el administrador de fincas de las consecuencias de su v\u00ednculo obligacional con la comunidad de propietarios, y entre estas obligaciones est\u00e1n las de conservar los documentos que va recogiendo y creando en raz\u00f3n a su cargo con la obligaci\u00f3n inherente de custodia que lleva la de conservaci\u00f3n y la del propio v\u00ednculo contractual.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, dentro de estos deberes est\u00e1n el de fidelidad. Este deber tiene su base en el C\u00f3digo Civil, art\u00edculo 1258, y en el propio fundamento del contrato de prestaci\u00f3n de servicios, que da lugar a una relaci\u00f3n personal intuitu personae. Incluidos en el deber de fidelidad se ha\u00adllan, primero, el deber de informaci\u00f3n adecuada durante la vigencia de la re\u00adlaci\u00f3n contractual y, tambi\u00e9n, con mayor fuerza, en el momento de la extinci\u00f3n; y segundo, el deber de adecuada custo\u00addia de todos los documentos, escritos, traslados y actuaciones que se derivan de la relaci\u00f3n contractual y actuaci\u00f3n profesional y, tambi\u00e9n, con mayor inten\u00adsidad, en el momento de la extinci\u00f3n, la entrega de toda aquella documentaci\u00f3n al cliente. Por lo cual, estos deberes de conservaci\u00f3n y custodia se imponen para que, cuando se extinga el contrato, el profesional deba devolver a la comu\u00adnidad, o al profesional que esta haya designado, esos documentos que ha creado o recogido por raz\u00f3n de su car\u00adgo, y si no se los devuelve, la comunidad podr\u00e1 acudir a la autoridad judicial: bien al juez de guardia para solicitar que se requiera su entrega al que se niega a devolverlos, bien por una demanda civil de obligaci\u00f3n de hacer, cual la entrega de la cosa, con la solicitud de medida cautelar de que el juez civil requiera la inmediata entrega a la comunidad de los documentos que tiene en su poder por el seguro perjuicio de esta de no disponer de los documentos que gene\u00adra su propia vida.<\/p>\n\n\n\n

Por su parte, la LPH recoge esta obliga\u00adci\u00f3n en el art\u00edculo 20.e al se\u00f1alar que el administrador de fincas debe custodiar a disposici\u00f3n de los titulares la documenta\u00adci\u00f3n de la comunidad. La Ley 5\/2006 para Catalu\u00f1a se\u00f1ala, por un lado, en el art\u00edculo 553.17, que: \u201cLa junta de propie\u00adtarios designa a un secretario o secretaria, que extiende las actas de las reuniones, realiza las notificaciones, expide los certi\u00adficados y custodia la documentaci\u00f3n de la comunidad, especialmente las convocato\u00adrias, comunicaciones, poderes y dem\u00e1s documentos relevantes de las reuniones durante dos a\u00f1os. Los libros de actas se rigen por el art\u00edculo 553-28.\u201d Y en el art\u00ed\u00adculo 553.28.2 a\u00f1ade que: \u201c2. Los secre\u00adtarios deben custodiar los libros de actas de la junta de propietarios, que deben conservarse durante treinta a\u00f1os mientras exista el inmueble. Asimismo, deben con\u00adservar durante diez a\u00f1os las convocato\u00adrias, comunicaciones, poderes y dem\u00e1s documentos relevantes de las reuniones.\u201d<\/p>\n\n\n\n

Es decir, que se diferencia el deber de custodia y el de conservaci\u00f3n, ya que en el primero el art\u00edculo 553.17 le da un pla\u00adzo de dos a\u00f1os, y el 553.28.2 configura por diez el de conservaci\u00f3n en las con\u00advocatorias, comunicaciones y poderes y documentos de la comunidad.<\/p>\n\n\n\n

En la LPH se contempla de forma \u00fanica y uniforme la custodia del libro de actas, que corresponde, seg\u00fan dispone el apar\u00adtado 4 del art\u00edculo 19 LPH, al secretario, que tambi\u00e9n deber\u00e1 conservar, durante el plazo de cinco a\u00f1os, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y de\u00adm\u00e1s documentos relevantes de las reu\u00adniones. Es decir, que aqu\u00ed no diferencia, sin embargo, la obligaci\u00f3n de custodia de la de conservaci\u00f3n fijando un plazo \u00fanico de cinco a\u00f1os, pero curiosamente hay que recordar que, al tratarse de un con\u00adtrato de arrendamiento de servicios que lleva inherente el de dep\u00f3sito, hay que recordar que los documentos deben ser restituidos al depositante a la extinci\u00f3n del contrato seg\u00fan el art\u00edculo 1775 CC, con lo que lo prudente es no proceder a su destrucci\u00f3n, a salvo los plazos esta\u00adblecidos en la Ley 5\/2006, no obstante lo cual habr\u00eda que remitirse en cualquier caso al plazo mayor obligacional de con\u00adservaci\u00f3n de documentos de diez a\u00f1os, que es el que debe tomarse como refe\u00adrente, y en consecuencia conservar y tambi\u00e9n custodiar estos documentos de la comunidad al menos durante diez a\u00f1os en los casos de documentos correspon\u00addientes a las comunidades de Catalu\u00f1a.<\/p>\n\n\n\n

La custodia implica la obligaci\u00f3n de guardar secreto de los datos y documentaci\u00f3n que obren en su poder, sin que pueda destinarse a otros fines. Por su parte, la conservaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n propia de la PH conlleva la obligaci\u00f3n del administrador de facilitar a cualquier propietario que lo solicite la consulta de la documentaci\u00f3n que obre en su poder<\/p><\/blockquote>\n\n\n\n

Si pudieran buscarse diferencias entre la obligaci\u00f3n de custodia y la de conserva\u00adci\u00f3n, podr\u00eda se\u00f1alarse, como apunta Be\u00adrrocal Lanzarot, que la custodia implica la obligaci\u00f3n de guardar secreto de los datos y documentaci\u00f3n que obren en su poder, sin que pueda destinarse a otros fines. Por su parte, la conservaci\u00f3n de la documen\u00adtaci\u00f3n propia de la PH conlleva la obliga\u00adci\u00f3n del administrador de facilitar a cual\u00adquier propietario que lo solicite la consulta de la documentaci\u00f3n que obre en su poder durante tal per\u00edodo de tiempo. Asimismo, los propietarios pueden solicitar certifica\u00adci\u00f3n de los documentos en custodia.<\/p>\n\n\n\n

Sea como fuere la fijaci\u00f3n de un distinto plazo, la Ley 5\/2006 en custodia y con\u00adservaci\u00f3n no permite su destrucci\u00f3n an\u00adtes del plazo de diez a\u00f1os, y de cinco la LPH; y en cualquier caso debe velarse por la conservaci\u00f3n que lleva inherente la custodia para mayor seguridad de que no pueda reclamarse al administrador de fincas por una destrucci\u00f3n. Lo \u00fanico que puede derivarse de una p\u00e9rdida justifica\u00adda es que la obligaci\u00f3n de custodia lleva un plazo menor de dos a\u00f1os que el de conservaci\u00f3n, pero no pueden destruirse antes de diez, ya que, si se destruyen transcurridos dos a\u00f1os pensando que no hay obligaci\u00f3n de custodia, no existir\u00eda causa justificada de desaparici\u00f3n al ha\u00adber sido destruido dolosamente. Lo co\u00adrrecto siempre es conservarlos, y, si se puede, de forma digital, ya que no ocupa espacio f\u00edsico del modo que se est\u00e1 lle\u00advando a cabo ahora con el expediente judicial electr\u00f3nico, como se\u00f1ala la Ley 18\/2011, de 5 de julio, que es el marco a partir del que construir legalmente el marco del expediente judicial electr\u00f3nico en los \u00f3rganos judiciales.<\/p>\n\n\n\n

Esta es la f\u00f3rmula m\u00e1s adecuada para conservar los documentos transcurri\u00addos los plazos marcados en la Ley de cinco a\u00f1os en la LPH, y de diez a\u00f1os en la Ley 5\/2006. No hay que proce\u00adder a su destrucci\u00f3n f\u00edsica antes de esos plazos y, si transcurren, en cual\u00adquier caso es recomendable digitalizar\u00adlos y conservarlos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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